Find den rigtige rapport

Hvis du ikke er sikker på, hvilken rapport der passer bedst til din opgave, så start her.

Denne artikel hjælper dig med at vælge mellem:

• Perioderapporten (PDF), hvis du vil have et hurtigt overblik med nøgletal og færre detaljer.
• Afregningsrapporten i xlsx-format, hvis du vil have en fil, du kan læse, filtrere, sortere, bruge til detaljerede undersøgelser, summere værdier og arbejde videre i.
• Afregningsrapporten i csv-format, hvis du vil uploade dataene til et andet system eller behandle dem med automatiserede værktøjer.

For at vælge mellem dem skal du tage udgangspunkt i den opgave, du skal løse.

Hvis du har brug for et klart overblik over totalerne for en periode

Brug perioderapporten i PDF.

Denne rapport er som regel den nemmeste at læse, når du vil have et kompakt overblik for en valgt periode. Den viser blandt andet samlede gennemførte betalinger, refusioner, gebyrer og udbetalinger for den valgte periode, og hvis du har sat kategorier op, fordeler den også tallene på dem. Derudover viser den samlede tal per dag for hvert salgssted.

Det fungerer godt, når du vil:

• Del en rapport med en revisor
• Få hurtigt overblik over totalerne for perioden – helt uden regneark

Hvis du kan se, at du har brug for flere detaljer, for eksempel om enkelte transaktioner, så download afregningsrapporten.

Hvis du har brug for detaljer på transaktionsniveau

Brug afregningsrapporten i xlsx-format. Det her er det bedste valg, hvis du vil undersøge enkelte betalinger, refusioner, gebyrer eller andre posteringer én for én.

For at se de enkelte transaktioner skal du gå til arket Detaljer. Hver række viser én postering, der har påvirket balancen, med kolonner, du kan filtrere, sortere og søge i. Det fungerer godt, når du vil:

• Tjek en bestemt betaling eller refusion
• Undersøg en uventet postering
• Søg efter en reference, et beløb, en dato eller en besked
• Arbejde direkte med data i et regneark

Hvis du bare lige skal have et hurtigt overblik først, så start i Oversigt-arket, og gå derefter til Detaljer-arket, når du skal kigge nærmere.

Hvis du skal genkende en udbetaling på din bankkonto

Start med perioderapporten, hvis du kun har brug for et overblik. Den kan hjælpe dig med at finde udbetalingen ved hjælp af udbetalingsreferencen og bankkontoen.

Hvis du vil forstå udbetalingen mere i detaljer, kan du bruge afregningsrapporten. Start med fanen Oversigt i xlsx-filen – den har som regel alle de oplysninger, du har brug for.

Brug arket Detaljer hvis du vil dykke lidt dybere ned og se den præcise aktivitet, der førte til udbetalingen.

Hvis du vil se, hvilke transaktioner der er med i en udbetaling

Brug afregningsrapporten i xlsx-format. Bemærk, at den nye afregningsrapport ikke har udbetalinger, der “indeholder” transaktioner. I stedet viser den en balance, der stiger, når betalinger kommer ind, og udbetalinger som poster, der trækkes fra den balance – lidt ligesom på en bankkonto. Hvis du vil forstå, hvad der ligger bag en udbetaling, så gå til arket Detaljer, find den række med Udbetaling planlagt, du vil se nærmere på, og kig så på rækkerne mellem den og den forrige udbetaling. Hvis du hurtigt vil finde den udbetaling, du leder efter, kan du for eksempel søge efter udbetalingsreferencen fra din kontoudskrift ved at klikke på Rediger → Find eller Ctrl+F / ⌘+F.

Hvis udbetalingsbeløbet var uventet

Brug afregningsrapporten i xlsx-format. Start med fanen Oversigt. Den giver dig et hurtigt overblik over gennemførte betalinger, refusioner, gebyrer og udbetalinger i perioden. Tjek om tallene stemmer og giver mening. Kig også på tidligere dage – der kan være en balance, der er overført fra dagen før (enten positiv eller negativ), som påvirker udbetalingsbeløbet. Tjek fanen Detaljer, hvis du skal dykke længere ned. Find den rigtige række med Udbetaling planlagt, og gennemgå så rækkerne ovenover for at se præcis, hvordan balancen har udviklet sig over tid. Nogle almindelige grunde til, at udbetalingsbeløbet kan være anderledes end det, du forventede, er:

• En negativ balance på grund af refusioner
• Faktureret balanceforøgelse til at dække en negativ balance
• En ændring mellem, at gebyrer bliver trukket fra balancen, og at gebyrer bliver faktureret særskilt

Om det sidste punkt: Fordi tilbageholdte gebyrer trækkes fra balance, vises de i afregningsrapporten som separate Gebyrer fratrukket rækker, som regel lige før en udbetaling. Der findes ingen sådan post for fakturerede gebyrer.

Hvis du ikke har modtaget en udbetaling

Brug afregningsrapporten i xlsx-format. Start med arket Oversigt og tjek, om der overhovedet er en udbetaling i perioden. Hvis du ikke kan se en, er den mest almindelige årsag, at balancen var negativ – for eksempel fordi refusioner, gebyrer eller andre posteringer har reduceret den.

I så fald vil kolonnen Resterende balance vise en negativ værdi. Tjek arket Detaljer for at se præcis, hvilke posteringer der har ført til denne balance. Hvis du kan se en udbetaling, så tjek feltet Planlagt udbetalingsdato. Det viser, hvornår udbetalingen forventes at gå ind på din konto – det er et estimat, ikke en garanti.

Hvis du vil se, hvem der har betalt, og hvor meget

Brug afregningsrapporten i xlsx-format – eller portalens side Transaktioner. Det er ofte hurtigst, hvis du vil finde en betaling ud fra kundenavn eller beløb. Hvis du henter en rapport, skal du markere afkrydsningsfeltet Personlige oplysninger for at få kolonnerne Kundens navn, Kundens telefonnummer og Besked med i arket Detaljer. Bemærk, at vi kun viser disse oplysninger for MobilePay-nummer salgssteder. Klik på Rediger → Find eller Ctrl+F / ⌘+F for at søge efter et navn, en besked eller de sidste cifre i et telefonnummer. Du kan også filtrere eller sortere ved at klikke på den lille pil i en kolonneoverskrift. Af hensyn til kundernes privatliv viser telefonnumre kun landekode og de sidste par cifre.

Hvis du har brug for at samle transaktioner i kategorier eller typer

Brug afregningsrapporten i xlsx-format. Det er det bedste valg, hvis du vil gruppere transaktioner for at få salgsindsigt eller bogføre dem på forskellige finanskonti. For salgssteder med Valgtfrit beløb og kategorier slået til bliver denne gruppering automatisk udfyldt i kolonnen Kategori. Hvis du ikke har sat kategorier op, kan du stadig gruppere transaktioner manuelt ved at bruge kolonner som Bogføringsdato, Besked og Beløb og selv tilføje mærkater i kolonnen Kategori eller i en ny hjælperkolonne. Det kan stadig fungere, men det er mere manuelt og nemmere at lave fejl i. Hvis du ofte har brug for at gøre det her, er det bedre at bruge rigtige kategorier, hvis det er muligt. Når du har kategoriseret transaktionerne i arket Detaljer, skal du bruge pivottabeller til nemt at beregne de totaler eller den statistik, du har brug for. Tip: Du kan bruge den samme måde at gruppere efter kategori på, uanset om du vil gruppere Beløb, Nettobeløb eller Gebyr.

Hvis du har brug for at behandle dataene automatisk eller importere dem til et andet system

Brug afregningsrapporten i csv-format. Indholdet er det samme som fanen Detaljer i xlsx-versionen. Den bruger komma som skilletegn mellem felter og punktum som decimalskilletegn. Selvom vi prøver at holde formatet så stabilt som muligt, er det en god idé at gøre parserne og scripts robuste over for ændringer, hvor det er muligt. For eksempel ved at identificere kolonner efter navn i stedet for at være afhængig af en fast kolonnerækkefølge. Hvis du indlæser filen i et regnskabssystem, så tjek, om du i stedet kan sætte automatisk dataoverførsel op.