Finn riktig rapport

Hvis du ikke er sikker på hvilken rapport som passer best til oppgaven din, kan du starte her.

Denne artikkelen hjelper deg å velge mellom:

• Perioderapporten (PDF), hvis du vil ha en rask oversikt med nøkkeltall og færre detaljer.
• Oppgjørsrapporten i xlsx-format, hvis du vil ha en fil du kan lese, filtrere, sortere, bruke til detaljert gjennomgang, summere verdier og jobbe videre i.
• Oppgjørsrapporten i CSV-format, hvis du vil laste opp dataene til et annet system eller behandle dem i et annet verktøy.

For å velge mellom dem, starter du med oppgaven du skal gjøre.

Hvis du vil ha en tydelig oversikt over totalene for en periode

Bruk perioderapporten i PDF.

Dette er som regel den enkleste rapporten å lese når du vil ha en kort og tydelig oppsummering for en valgt periode. Den viser blant annet totale belastninger, refusjoner, gebyrer og utbetalinger for perioden. Hvis du har satt opp kategorier, deler den også tallene inn etter disse. I tillegg viser den totaler per dag for hvert salgssted.

Det funker bra når du vil:

• Dele en rapport med regnskapsfører
• Få rask oversikt over totalene for perioden – uten regneark

Hvis du ser at du trenger mer detaljer, for eksempel om enkelttransaksjoner, kan du laste ned oppgjørsrapporten.

Hvis du trenger detaljer på transaksjonsnivå

Bruk oppgjørsrapporten i xlsx-format. Dette er det beste valget hvis du vil se nærmere på enkeltbetalinger, refusjoner, gebyrer eller andre poster én og én. For å se enkelttransaksjoner går du til arket Detaljer. Hver rad viser én post som har påvirket balansen, med kolonner du kan filtrere, sortere og søke i. Dette passer bra når du vil:

• Sjekke en bestemt betaling eller refusjon
• Undersøke en uventet post
• Søke etter en referanse, et beløp, en dato eller en melding
• Jobbe med dataene direkte i et regneark

Hvis du bare vil ha en kjapp oversikt først, starter du i Sammendrag-arket og går videre til Detaljer når du vil se nærmere på ting.

Hvis du trenger å finne igjen en utbetaling på bankkontoen din

Start med perioderapporten hvis du bare trenger en oversikt på overordnet nivå. Den kan hjelpe deg å finne utbetalingen ved å bruke utbetalingsreferansen og bankkontoen.

Hvis du vil forstå utbetalingen mer i detalj, kan du bruke oppgjørsrapporten. Start med arket Sammendrag i xlsx-filen – der finner du som regel all informasjonen du trenger.

Bruk arket Detaljer hvis du vil grave litt dypere og se den nøyaktige aktiviteten som førte til utbetalingen.

Hvis du vil se hvilke transaksjoner som er med i en utbetaling

Bruk oppgjørsrapporten i XLSX-format. Merk at den nye oppgjørsrapporten ikke har utbetalinger som «inneholder» transaksjoner. I stedet viser den en balanse som øker når betalinger kommer inn, og utbetalinger som poster som trekkes fra den balansen – litt som på en bankkonto. For å forstå hva som ligger bak en utbetaling, går du til arket Detaljer, finner raden Utbetaling planlagt du vil se nærmere på, og ser på radene mellom denne og forrige utbetaling. For å finne utbetalingen du leter etter raskt, kan du for eksempel søke etter utbetalingsreferansen fra kontoutskriften din ved å klikke Rediger → Finn eller Ctrl+F / ⌘+F.

Hvis utbetalingsbeløpet var uventet

Bruk oppgjørsrapporten i xlsx-format. Start med arket Sammendrag. Det gir deg en kjapp oversikt over belastninger, refusjoner, gebyrer og utbetalinger i perioden. Sjekk om tallene stemmer og gir mening. Se også på tidligere dager – det kan være en balanse som er videreført fra dagen før (enten positiv eller negativ) som påvirker utbetalingsbeløpet. Sjekk arket Detaljer hvis du trenger å gå mer i dybden. Finn riktig rad for Utbetaling planlagt, og gå gjennom radene over for å se nøyaktig hvordan balansen har utviklet seg over tid. Noen vanlige grunner til at utbetalingsbeløpet kan være annerledes enn du forventet, er:

• Negativ balanse på grunn av refusjoner
• Fakturerte balanseøkninger for å dekke negativ balanse
• En endring fra at gebyrer trekkes fra balansen, og at gebyrer faktureres separat

Når det gjelder det siste punktet: Siden gebyrer trekkes fra balansen, vises de i oppgjørsrapporten som egne Gebyrer fratrukket rader, vanligvis rett før en utbetaling. Det finnes ingen rad for fakturerte gebyrer.

Hvis du ikke har fått utbetalingen

Bruk oppgjørsrapporten i xlsx-format. Start med arket Sammendrag og sjekk om det i det hele tatt er en utbetaling i perioden. Hvis du ikke ser noen, er den vanligste grunnen at balansen var negativ, for eksempel fordi refusjoner, gebyrer eller andre poster har redusert den. I så fall skal kolonnen Gjenstående balanse vise en negativ verdi. Sjekk arket Detaljer for å forstå nøyaktig hvilke poster som førte til denne balansen. Hvis du ser en utbetaling, sjekk Planlagt utbetalingsdato. Denne viser når utbetalingen var forventet å komme inn på bankkontoen din – dette er et anslag, ikke en garanti.

Hvis du vil se hvem som har betalt og hvor mye

Bruk oppgjørsrapporten i xlsx-format – eller portalen sin Transaksjoner side. Det er ofte raskest hvis du vil finne en betaling ved å søke etter kundens navn eller beløp. Hvis du laster ned en rapport, huker du av for Personlig informasjon for å få med kolonnene Kundens navn, Kundens telefonnummer og Melding i arket Detaljer. Merk at vi bare viser denne informasjonen for Vippsnummer-salgssteder. Klikk Rediger → Finn eller Ctrl+F / ⌘+F for å søke etter et navn, en melding eller de siste sifrene i et telefonnummer. Du kan også filtrere eller sortere ved å klikke på den lille pilen i en hvilken som helst kolonneoverskrift. Av hensyn til personvern viser telefonnumre bare landskode og de siste sifrene.

Hvis du vil samle transaksjoner i ulike kategorier eller typer

Bruk oppgjørsrapporten i xlsx-format. Dette er det beste valget hvis du vil gruppere transaksjoner for salginnsikt eller bokføre dem på ulike finansielle kontoer. For salgssteder med Valgfritt beløp og kategorier aktivert, fylles denne grupperingen inn automatisk i kolonnen Kategori. Hvis du ikke har satt opp kategorier, kan du fortsatt gruppere transaksjoner manuelt ved å bruke kolonner som Bokføringsdato, Melding og Beløp, og legge til egne merkelapper i kolonnen Kategori eller i en ny hjelpekollonne. Det kan fungere fint, men det er mer manuelt og lettere å gjøre feil. Hvis du må gjøre dette ofte, er det bedre å bruke ordentlige Kategorier hvis du kan. Når du har kategorisert transaksjonene i Detaljer arket, kan du bruke pivottabeller for enkelt å regne ut summene eller statistikken du trenger. Tips: Du kan bruke samme måte å gruppere på etter kategori, enten du vil gruppere Beløp, Netto beløp eller Gebyr.

Hvis du vil behandle dataene automatisk eller importere dem til et annet system

Bruk oppgjørsrapporten i csv-format. Innholdet er det samme som i arket Detaljer i xlsx-versjonen. Den bruker komma som skilletegn mellom felter og punktum som desimalskille. Selv om vi prøver å holde formatet så likt som mulig, er det lurt å gjøre parsere og skript robuste for små endringer der det går. For eksempel kan du identifisere kolonner med navn i stedet for å være avhengig av en fast kolonnerekkefølge. Hvis du laster filen inn i et regnskapssystem, sjekk om du kan sette opp automatisk dataoverføring i stedet.